Zoomブレイクアウトルームの作り方｜50人以上のオンライン講座で操作担当でなんとかなった話

サイト制作やデザイン等を仕事にする中、オンライン講座の相談などもいただいたりしています。

そんな中、Zoomを使ったオンライン講座で、「操作担当」を任されることになりました。

参加者は50人以上！

単にZoomに入るだけならまだしも、講座中にブレイクアウトルームを作成して、参加者をグループごとに分ける必要があるとのこと。

正直、最初はかなり不安でした。

「ちゃんと全員を部屋に入れられるのか」
「途中で誰かがメインルームに残ったらどうするのか」
「講師の進行を止めてしまったらどうしよう」

そんなことばかり考えて、講座前からかなり緊張していました。

でも、事前にZoomのブレイクアウトルームの作り方や設定方法を確認しておいたことで、当日はなんとか無事に対応することができました。

今回は、実際に50人以上のオンライン講座でZoom操作担当になった経験をもとに、ブレイクアウトルーム対応で準備しておいてよかったことをまとめます。

Zoomのブレイクアウトルームとは

Zoomのブレイクアウトルームとは、参加者を少人数のグループに分けられる機能です。

オンライン講座や研修、会議などで、参加者同士が話し合いをしたり、グループワークを行ったりするときに使われます。

全員が同じメインルームにいる状態だと、50人以上が一斉に話すことは難しいです。

そこで、ブレイクアウトルームを使って3人〜8人程度のグループに分けることで、参加者同士の会話や意見交換がしやすくなります。

オンライン講座では、このブレイクアウトルームがあるだけで、ただ聞くだけの講座から「参加型の講座」に変わります。

 

操作担当として一番不安だったこと

今回、私が一番不安だったのは、ブレイクアウトルームの作成そのものよりも「講座の流れを止めずに操作できるか」でした。

参加者が少人数であれば、その場で手動で振り分けてもなんとかなります。

でも、50人以上になると話は別です。

誰をどの部屋に入れるのか、何部屋作るのか、欠席者がいた場合はどうするのか、途中参加の人はどう扱うのか。

考えることが一気に増えます。

しかも、講師の方が話している間に操作を進めたり、ブレイクアウトルーム開始のタイミングを合わせたりする必要があります。

操作担当は裏方ですが、ここでミスをすると講座全体の進行に影響してしまうので、かなり緊張しました。

参考になったサイト

ブレイクアウトルームの操作方法を調べる中で、特に参考になったのがJicooの「Zoomブレイクアウトルームの設定・作り方」に関する記事でした。

https://www.jicoo.com/magazine/blog/zoom-breakout-room

 

ブレイクアウトルームとは何か、事前設定の方法、ミーティング中の割り当て方法、便利なオプションなどが整理されていて、初めて操作する人にも分かりやすい内容でした。

特に、ブレイクアウトルームは事前に割り当てる方法と、ミーティング中に割り当てる方法があるという点を確認できたのが大きかったです。

事前に仕組みを理解しておくだけでも、当日の焦り方がかなり変わります。

 

事前に確認しておいてよかったこと

50人以上のオンライン講座でブレイクアウトルームを使う場合、当日いきなり操作するのはかなり危険だと感じました。

事前にZoomの設定画面をしブレイクアウトルームを作成

事前に確認しておいてよかったのは、まずZoomの設定画面でブレイクアウトルームが有効になっているかどうかです。

Zoomでは、アカウント設定でブレイクアウトルーム機能が有効になっていないと、ミーティング中に使えない場合があります。

ホストになる・共同ホストに設定する

自分自身がホストまたは共同ホストを設定できるかどうかも大事です。

講師が話しながら操作もすべて行うのは大変なので、操作担当が共同ホストになっておくと、ブレイクアウトルームの管理がしやすくなります。

参加者の班分け資料・名簿の準備

さらに、参加者の班分け資料を事前に用意しておくことも重要でした。

参加者名、所属、班番号などが整理された資料があると、当日の振り分けがスムーズになります。

ブレイクアウトルームは事前準備が大事

今回の講座では、あらかじめ参加者を班分けしておく必要がありました。

そのため、事前に班ごとの参加者リストを確認し、どの人が何班なのかを把握しておきました。

また、欠席予定の人や、移動中で参加が難しい人がいる場合は、その情報も事前に共有してもらいました。

これがとても大事でした。

当日、Zoom上に名前が表示されていない人がいても、欠席者だと分かっていれば慌てずに済みます。

反対に、出席予定なのに名前が見つからない場合は、表示名が違っている可能性もあります。

参加者が多い講座では、表示名が本名と違っていたり、会社名だけで入っていたりすることもあります。

そのため、操作担当は「Zoom上の表示名」と「班分けリストの名前」が完全に一致しない可能性も考えておく必要があります。

当日の流れをイメージしておく

ブレイクアウトルームの操作は、単に部屋を作るだけではありません。

講座全体の流れの中で、どのタイミングでルームを作成し、いつ参加者を移動させ、何分後にメインルームへ戻すのかを把握しておく必要があります。

たとえば、講師が説明をしている間にブレイクアウトルームの準備を進めるのか、説明が終わってから作成するのか。

グループワークの時間は何分なのか。

終了前にカウントダウンを出すのか。

メインルームに戻ったあと、発表者をどう案内するのか。

こうした流れを事前に確認しておくと、当日の操作がかなり楽になります。

メインルームに残った人への対応も確認しておく

実際にブレイクアウトルームを開始すると、全員が自動的に部屋へ移動するとは限りません。

中には、入室ボタンを押していない人や、接続状況の関係でメインルームに残ってしまう人もいます。

その場合、操作担当は残っている人を確認し、指定のブレイクアウトルームに入室させる必要があります。

この対応も、事前に知っているかどうかで安心感が違います。

50人以上いると、誰がどこに入ったのかを一瞬で把握するのは難しいですが、班分けリストがあれば落ち着いて対応できます。

操作担当は講師との連携が大切

Zoom操作担当は、画面の裏側でいろいろな操作をしています。

ただ、講座は講師の進行に合わせて動くものです。

そのため、事前に講師と「どのタイミングでブレイクアウトルームを開始するか」「何分間行うか」「戻ってきたあとは何をするか」をすり合わせておくことが大切です。

講師が話し終わってから慌ててルームを作るのではなく、開始前からある程度準備しておくとスムーズです。

また、当日はチャットや合図で講師と連携できるようにしておくと安心です。

Zoom操作担当１人で50人以上は初心者は難しい！

実際に１人で、参加者50人以上を講座中に振り分けするのには「慣れ」が必要です。

正直Zoomに少しでも不安がある方は難しいのではと思いました。

 

Zoomの操作サポートをしながら、講師が話している約40分程度の間に割り振りはかなり大変で焦りました。

• 名簿から名前が見つからない
• 名簿にない名前の人が参加している
• アカウント名で参加しているため誰が誰なのか分からない
• 途中で離脱されて再度チェックする
• 振り分けに間違いがないか二重チェックを１人でする

 

はじめての参加者50人以上の操作係で、なんとかなったのは

サポート係として１人、手伝ってくれた方がいたから！

• 参加者の出欠確認
• 名簿との名前の違いを指摘

参加者と名簿の名前が一致しているかどうかをチェックしてくれる人がいたおかげで、なんとかギリギリ時間内までに振り分けすることができました・・・。

 

Zoomブレイクアウトルーム操作で準備しておきたいこと

今回、50人以上のオンライン講座でZoom操作担当をしてみて感じたのは、ブレイクアウトルームは「操作そのもの」よりも「準備」が大事だということです。

事前に設定方法を確認しておくこと。

班分けリストを作っておくこと。

欠席者や途中参加者を把握しておくこと。

講師と進行の流れを共有しておくこと。

このあたりを準備しておけば、当日かなり落ち着いて対応できます。

もちろん、本番中は多少バタバタします。

でも、何も知らない状態で挑むのと、流れを把握している状態で挑むのとでは、安心感が全然違います。

これからオンライン講座でZoomの操作担当をする方は、以下のような準備をしておくと安心です。

・Zoomのブレイクアウトルーム機能が有効になっているか確認する
・共同ホストに設定してもらう
・参加者の班分けリストを用意する
・欠席者や途中参加者を事前に確認する
・講座の進行表を確認する
・ブレイクアウトルームの開始時間と終了時間を確認する
・メインルームに残った人の対応方法を確認する
・可能であれば事前にテスト操作をしておく

特に、50人以上の講座では、当日その場で考えながら対応するのは大変です。

事前に資料を整理しておくだけで、かなり操作しやすくなります。

 

運営側の人数にゆとりがあるなら参加者50人以上は操作係・サポートは複数人いたほうが良い！

今回、私が操作係として担ったのが

• 待機室→入室の手続き（名簿確認）
• 開始前のZoom操作説明
• チャットから質問文を拾う
• ブレイクアウトルームの振り分け・操作・確認
• スポットライトの設定・解除

などですが、初回はかなり大変でした。

操作・サポートもできるかぎり分業した方が安全にZoomでのオンライン講座を円滑に進められると思います。

 

まとめ

Zoomを使ったオンライン講座で、50人以上の参加者を相手にブレイクアウトルームを作成するのは、最初はかなり不安でした。

でも、事前に操作方法を確認し、班分けリストや進行の流れを準備しておいたことで、当日はなんとか対応することができました。

特に、JicooのZoomブレイクアウトルームに関する説明は、基本的な設定方法や割り当ての流れを確認するうえで参考になりました。

Zoomの操作担当は目立つ役割ではありませんが、講座をスムーズに進めるためにはとても大切な役割です。

これからオンライン講座や研修でブレイクアウトルームを担当する方は、事前準備をしっかりしておくことをおすすめします。

50人以上でも、準備しておけばなんとかなります(でも１人は結構大変です)